Telefonia VoIP to telefonia internetowa. Wykorzystuje tę samą technologię co wszystkie popularne komunikatory biurowe pozwalające na komunikację audio, ale daje więcej możliwości, istotnych podczas planowania systemu telekomunikacyjnego dla biura jak i pracy zdalnej.
Istotną różnicą między telefonią VoIP a komunikatorami jest posługiwanie się przez telefonię VoIP numeracją telefoniczną pozwalającą na nieograniczony i swobodny kontakt z dowolnym operatorem telefonicznym na świecie, komórkowym i stacjonarnym. Oznacza to, że korzystające z VoIP osoby mogą używać różnych urządzeń czy programów do rozmów. Mogą korzystać także z usług różnych operatorów.
Telefonia VoIP do działania potrzebuje jedynie łącza internetowego. Miejsce przebywania pracownika nie ma znaczenia. Dzwonić można z komputera z programem typu softphone, ze smartfona z odpowiednią aplikacją lub telefonu biurkowego IP – przewodowego lub bezprzewodowego. Wszystkie te osoby mogą ze sobą swobodnie rozmawiać, bez względu na rodzaj używanego terminala (czyli urządzenia końcowego do rozmów).
Elastyczność technologii VoIP powoduje, że to doskonałe rozwiązanie dla firmy dowolnego rozmiaru.
Firmy korzystają z telefonii VoIP dzięki wirtualnym centralom telefonicznym VoIP, które pozwalają zarządzać całym systemem.
Budowa infrastruktury VoIP w biurze jest łatwa dzięki funkcji automatycznej konfiguracji. Tzn. administrator może centralnie, przez interfejs webowy zarządzać wszystkimi urządzeniami, ich parametrami, a także kontami użytkowników i funkcjami telefonii. Identyfikacja urządzeń odbywa się poprzez adres MAC urządzenia. Zasady funkcjonowania automatycznej konfiguracji są opisane np. w tym artykule.
Praca zdalna jest możliwa ze względu na niezależność VoIP – wystarczy dostęp do internetu. Nie trzeba mieć dobrego łącza, nowoczesne kodeki dają doskonałą jakość nawet na słabym łączu. Oznacza to, że na domowym łączu swobodnie rozmawiać mogą nawet pracownicy zajmujący się obsługą klienta, gdzie o utracie jakości nie może być mowy.
Łącze nie jest nawet problemem w przypadku budowy biura stacjonarnego, gdzie na jednym kablu pracować ma więcej osób. Pomocne obliczenia potrzebnego transferu telefonii VoIP można znaleźć w artykule “Stanowisko pracy zdalnej: jakie łącze internetowe i sprzęt dla telefonii VoIP?”.
Telefonia VoIP to doskonała metoda na ograniczenie kosztów telefonii w każdej firmie. Nie każdy pracownik potrzebuje drogiego abonamentu, a VoIP każdemu pracownikowi zapewni telefon z numerem i kontakt ze światem. Wspomniane wyżej usługi pokazują, że z łatwością można zbudować z niej system telefoniczny dla pracowników w biurze, pracujących zdalnie oraz dla modelu hybrydowego.